Informativa Whistleblowing

INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DELLA GESTIONE DEL WHISTLEBLOWING

DATA DI AGGIORNAMENTO: 23/07/2026.

IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEI TITOLARI DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è Galeno s.r.l., identificato dalla P.IVA e C.F. 02207850989.

GALENO S.R.L.

DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il responsabile della protezione dei dati è contattabile preferibilmente all’indirizzo di posta elettronica dpo@poliambulatoriogaleno.it.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO E SPECIFICAZIONE DI EVENTUALI LEGITTIMI INTERESSI DEL GRUPPO GALENO O DI TERZI

WHISTLEBLOWING

Il trattamento è finalizzato alla gestione della segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione Europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, effettuate da parte di persone che ne siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo con Galeno. Per brevità, nel testo si fa riferimento a questa finalità semplicemente come “Whistleblowing”.

Il trattamento, quindi, è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento, ma corrisponde anche a un legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, nonché a motivo di interesse pubblico rilevante.

Riferimento al Reg. (UE) 2016/679: art. 6.1.c; art. 6.1.f; art. 9.2.g.

Riferimento al Dlgs 196/2003: art. 2-sexies.1, art. 2-sexies.

Riferimento al Dlgs 24/2023: art. 1.1; art. 4.1.

CATEGORIE DI DATI PERSONALI

Per ciascuna finalità indicata, sono trattate diverse categorie di dati personali.

WHISTLEBLOWING

Nell’ambito del whistleblowing sono o possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:

1. Dati anagrafici dei segnalanti, dei segnalati o delle persone indicate come a conoscenza dei fatti;
2. Dati contenuti nella segnalazione o inerenti alla segnalazione
3. Categorie particolari di dati eventualmente contenuti nella segnalazione e in atti e documenti ad essa allegati;
4. Dati relativi a condanne penali e reati eventualmente contenuti nelle segnalazioni e in atti e documenti ad essa allegati;
5. Metadati della segnalazione.

CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati personali non sono comunicati a terzi, salvo che tale operazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge collegati alle finalità del trattamento.

Il trattamento è effettuato dalle persone autorizzate e preposte alle relative attività in relazione alle finalità perseguite. Tali persone sono obbligate alla riservatezza in relazione allo svolgimento delle attività di trattamento di dati personali. In particolare, le segnalazioni sono gestite sotto la responsabilità dall’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del Dlgs 231/2001.

Il titolare del trattamento si avvale della collaborazione di soggetti esterni alla sua organizzazione, responsabili del trattamento, con specifico riferimento alle attività tecniche necessarie a mantenere attivo il canale di segnalazione esterno (la piattaforma LegalWB).

ESPORTAZIONE DI DATI PERSONALI

Non è prevista l'intenzione di trasferire dati personali a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

Il periodo di conservazione dei dati personali è legato alle specifiche finalità per le quali sono trattati.

WHISTLEBLOWING

I dati personali trattati sono conservati per il tempo necessario per la gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, fatto salvo un ulteriore o diverso periodo di conservazione che sia imposto da disposizioni di legge.

FONTI TERZE DEI DATI PERSONALI

Talune informazioni riguardanti gli interessati possono essere ottenute da terzi. Ciò avviene, in particolare, quando l’interessato è indicato nella segnalazione come l’autore di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione Europea, ovvero come una persona informata sui fatti.

PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

Non sono previsti processi decisionali automatizzati.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Rivolgendosi direttamente al titolare del trattamento, oppure contattandolo attraverso i recapiti e i canali dedicati, gli interessati hanno il diritto, in qualunque momento, di ottenere entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa (termine che potrà essere prorogato di ulteriori sessanta giorni, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute), la conferma che sia o meno in corso un trattamento di personali che li riguardano e, in tal caso, ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

1. Le finalità del trattamento;
2. Le categorie di dati personali in questione;
3. I destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
4. Quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
5. L’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
6. Il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
7. Qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
8. L’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

Attenzione: in talune circostanze, è possibile che il titolare del trattamento abbia l’obbligo di non dare seguito a tali richieste, al fine di non compromettere l’integrità e la riservatezza dell’istruttoria interna o delle indagini realizzate da un’autorità competente.